Koppeling van software Groenvision en FacilityApps

Met de app van FacilityApps was een rapportage of schouwing / schouwrapport van een groenproject op locatie al een fluitje van een cent. Door een koppeling met de vaksoftware van Infogroen kunnen groenvoorzieners hun bedrijfsprocessen straks nóg makkelijker stroomlijnen. De app die voorcalculatie en backoffice faciliteert wordt momenteel gefinetuned, waarbij allround dienstverlener op het gebied van buitenruimte T&G Groep als klankbord fungeert. Groepsleider Hans Smulders van T&G Groep: ‘Onze verwachtingen zijn hoog, deze nieuwe app gaat ons heel veel tijd besparen.’

’Hovenier wil geen tijd kwijt zijn met technisch geneuzel’

Al anderhalf jaar is de app van software- en app specialist FacilityApps voor de medewerkers van T&G Groep niet meer weg te denken bij hun dagelijkse werkzaamheden. T&G Groep − een dienstverlener die zich richt op terreinadvies, inrichting en beheer − is tevreden over de tool die het werken een stuk makkelijker en overzichtelijk heeft gemaakt. Bedrijfsleider George van Lit van T&G Groep: ‘De app die we al anderhalf jaar gebruiken, stroomlijnt voor ons meerdere bedrijfsprocessen binnen de onderneming. Dat geldt zowel voor interne administratie als het extern ontzorgen van onze opdrachtgevers in het aantonen van werkzaamheden. We zijn ervan overtuigd dat de koppeling, die we in samenspraak met FacilityApps uitvoeren, ons nog meer voordelen gaan bieden.’

Binnen no-time aantoonbaar overzicht van het resultaat

Nadat FacilityApps drie jaar geleden Krinkels als klant binnengehaalde, werden meerdere groenbedrijven en hoveniers benaderd, die zich al snel enthousiast toonden. De huidige app van FacilityApps ontwikkelde zich snel en bood de medewerkers van T&G Groep veel voordelen, vertelt Van Lit. ‘Door middel van een logboek kunnen we die data heel snel genereren. Via de app hebben we formulieren zoals excell sheets direct bij de hand. Medewerkers kunnen met behulp van een GPS-knop aangeven dat ze op locatie zijn en met een foto kunnen ze vervolgens tonen hoe ze die locatie hebben aangetroffen. Daarnaast is het mogelijk de locatie te omschrijven en te melden welke werkzaamheden we uitgevoerd hebben. Of we nu onkruid hebben gewied, hagen geknipt of blad geruimd: de opdrachtgever krijgt binnen no-time een overzicht van de resultaten.’

Beschadigingen en extra werk via app

En dit geldt ook voor extra werkzaamheden, vertelt Van Lit. ‘Denk daarbij aan beschadigingen die we op locatie aantreffen zoals tegels die scheef liggen, of bijvoorbeeld een kapot hekwerk. De app brengt daarnaast onveilige situaties in beeld en stelt de opdrachtgever daarvan op de hoogte. Die weet dus direct wat er speelt op locatie. Doordat we extra oren en ogen van de opdrachtgever zijn, bieden we extra ondersteuning aan de klant.’ Met name opdrachtgevers die werken vanuit een hoofdgebouw met meerdere locaties die ze niet dagelijks bezoeken, hebben profijt van de app. ‘Neem bijvoorbeeld een klant met 1500 elektrostations in beheer. Op basis van opmerkingen kunnen we snel selecteren waar zich onveilige situaties voordoen, waar we de bestrating hebben aangepakt. Met behulp van fotomateriaal en gegevens uit de app kunnen we zonder al te veel administratie heel snel evalueren met de klant.’

Optimale verbinding tussen kantoor en werkveld

De huidige app heeft daarnaast nog een belangrijke functie: tijdens een jaarlijkse Groenkeur-audit is het mogelijk om alle kwaliteitsdocumenten zoals ISO, VCA direct door de kwaliteitscoördinator te selecteren, zodat hij deze kan beoordelen. ‘Dat gaat een stuk sneller dan een formulier invullen, inscannen en aan de kwaliteitscoördinator overleggen. We kunnen al onze processen borgen, dat scheelt een enorme administratieve rompslomp. Dat is voornamelijk voordelig voor de klant, die wordt volledig ontzorgd. Met deze app krijgt een opdrachtgever doorgaans meer dan hij vraagt.’ Toch kent de app voor groenvoorzieners nog meer mogelijkheden, vertelt Dirk Tuip van FacilityApps. Sinds hij drie jaar geleden een samenwerking startte met T&G Groep, vonden er al verschillende verbeteringen plaats. T&G zag direct voordelen van de app en het integreren van de software, vertelt Tuip. ‘Algemeen directeur Hans Smulders van T&G Groep zag al heel vroeg dat apps op de werkvloer toekomst hebben en een rol kunnen spelen bij de groei van zijn bedrijf. We zijn een samenwerking gestart om deze app te optimaliseren, zodat deze als optimale verbinding dienst doet tussen kantoor en werkveld.’

Koppeling van software Groenvison en FacilityApps

De volgende stap in de optimalisatie van de app is om de backoffice-oplossing van T&G te koppelen aan de automatiseringssoftware van Groenvision. John Willemsen, commercieel directeur bij Groenvision, legt uit: ‘T&G werkt nu nog enerzijds gedeeltelijk met onze Groenvision software en anderzijds met de oplossing van FacilityApps. Onze software is gericht op het maken van voorcalculaties en offertes, de projectadministratie en de financiële administratie. Daarnaast verzorgen we ook onderdelen als de urenregistratie en de nacalculatie, de planning en de crm.’ Nadat FacilityApps zich bij Groenvision meldde met het plan om een koppeling (interface) te maken tussen beide programma’s, leek dit Groenvision een goed idee. Willemsen: ‘Die samenwerking gaat zeker voor beide partijen een meerwaarde opleveren.’

Het optimale software pakket voor de hovenier

Een groenvoorziener wil geen tijd kwijt zijn met technisch geneuzel, vertelt Willemsen. ‘Om de app te ontsluiten leveren wij hen data, stamgegevens van projecten en klanten en medewerkers. We krijgen ook gegevens terug van FacilityApps zoals geboekte uren of onderlinge communicatie, die we aan het project koppelen. Dit leidt tot een compleet digitaal projectdossier waarmee een opdrachtgever straks aan de slag kan.

Samen met FacilityApps hebben we het technische gedeelte voor klanten ingevuld op de achtergrond. We hebben deze oplossing geïntegreerd voor een partij als T&G Groep, die dit zonder extra mankracht met gemak kan gebruiken.’ Beide softwarespecialisten focussen zich daarbij op de onderdelen waar ze goed in zijn, vertelt Tuip.

‘Enerzijds levert Groenvision gegevens aan vanuit hun ERP-systeem. Anderzijds komen gegevens over uren of facturen in hun boekhoudpakket terecht. Op die manier combineren we de kennis van Infogroen met ons specialisme. Daar plukt een klant als T&G Groep de vruchten van. Zij hebben op kantoor en in het veld het optimale pakket.’

Lagere kosten door meer gebruikers

Dirk Tuip verwacht dat de oplossing binnenkort kan worden uitgerold, zodat meer groenvoorzieners er profijt van hebben. ‘Tablets en smartphones maken steeds meer deel uit van de werkzaamheden in het veld. ‘Deze verbeterde app kan voor groenvoorzieners de ideale verbinding tussen kantoor en werkveld vormen.

Er zitten nu nog een aantal dubbelingen in, dat wil zeggen er is een lichte overlap tussen functionaliteiten van FacilityApps en Infogroen. Die moeten we er uithalen. Daarbij bekijken we per klant van welke functionaliteiten hij gebruik wil maken.’ Hoe meer klanten er uiteindelijk gebruik maken van het geïntegreerde systeem, hoe lager de kosten zullen uitpakken voor alle gebruikers.

Tuip: ‘Er hebben zich al een aantal geïnteresseerde partijen gemeld. Als het eerste schaap over het hek is, volgen er denk ik wel meer.’ Ook T&G heeft hoge verwachtingen van de app, die het werk straks een stuk lichter moet maken. Hans Smulders: ‘Wij verzorgen een breed palet aan dienstverlenende activiteiten  op het gebied van de buitenruimte. Als het alleen ging om groenvoorziening, was die app al lang klaar geweest.’

Koudwatervrees

Momenteel is de samenwerking nog in volle gang; de app wordt dus nog dagelijks geoptimaliseerd. De T&G Groep fungeert daarbij continu als klankbord, vertelt directeur – en tevens groepsleider – Hans Smulders: ‘Het moeilijkst is om de technische kant van de werkzaamheden zo simpel mogelijk te maken voor onze werknemers.’ Het werken met de app gaat nog wisselend, vertelt hij.

Het voordeel is volgens hem ongetwijfeld de flinke tijdwinst die de app oplevert. Toch zijn de reacties bij zijn medewerkers soms nog afwachtend. ‘We hebben mensen in dienst die hier twintig tot dertig jaar werkzaam zijn. Sommigen zijn sceptisch, maar dat is vaak koudwatervrees. Ze laten je nu vaak een filmpje van hun kinderen zien, dat konden ze twee jaar geleden ook nog niet.’ Anderen reageren zeer positief: ‘Ze vragen zich bij elke update af welke nieuwe foefjes de app nu weer bevat. Dat vinden ze toch wel spannend.’

Voor meer informatie over de koppeling tussen Groenvison en FacilityApps, neem contact met ons op.